.png)
Hvordan forberede seg til en vanskelig samtale – uten å overtenke
Oppdatert: for 3 døgn siden
Hvordan forberede seg til en vanskelig samtale – uten å overtenke
En vanskelig samtale blir sjelden bedre av at du går gjennom den hundre ganger i hodet. God forberedelse handler heller om å vite hva du vil si, hva du ønsker å oppnå, og hvordan du vil være i samtalen.
Det kan være en samtale med en medarbeider, leder, kunde, partner eller noen du står nær. Du trenger ikke ha alle svarene på forhånd. Men du bør vite hva som er viktig for deg.
Hvorfor gruer vi oss til vanskelige samtaler?
Når vi vet at en samtale kan bli ubehagelig, begynner mange å lage scenarier på forhånd.
Hva hvis personen blir sint?
Hva hvis jeg sier noe feil?
Hva hvis den andre ikke forstår?
Hva hvis samtalen blir mer konfliktfylt enn jeg tror?
Problemet er at vi lett bruker mye energi på en samtale som ennå ikke har skjedd. Vi prøver å kontrollere alle mulige utfall.
Det kan være mer nyttig å flytte oppmerksomheten fra «Hvordan kan jeg sørge for at dette går perfekt?» til «Hvordan kan jeg møte denne samtalen på en god måte?»
5 steg for å forberede en vanskelig samtale
1. Bestem hva som faktisk må sies
Start med å skrive ned hovedpoenget ditt i én eller to setninger.
Hvis du ikke klarer å forklare hva du ønsker å ta opp kort, er det ofte et tegn på at du fortsatt har for mye i hodet.
Spør deg selv:
Hva er det viktigste jeg trenger å få sagt?
Hvorfor er dette viktig?
Hva ønsker jeg skal være annerledes etter samtalen?
Du trenger ikke skrive et manus. Du trenger en retning.
2. Skill mellom fakta, tolkning og følelse
Dette er et enkelt grep som kan gjøre en stor forskjell.
Fakta: Hva har faktisk skjedd?
Tolkning: Hva tror jeg dette betyr?
Følelse: Hva gjør situasjonen med meg?
Eksempel:
«Du kom for sent tre ganger denne måneden» er noe annet enn «Du bryr deg ikke om jobben».
Det første kan diskuteres konkret. Det andre er en tolkning av den andre personen.
Jo tydeligere du klarer å skille disse tingene, desto lettere blir det å holde samtalen på sporet.
3. Bestem hvordan du vil være – ikke hvordan den andre skal reagere
Dette er kanskje det viktigste punktet.
Du kan ikke kontrollere om den andre blir irritert, lei seg, overrasket eller uenig.
Du kan kontrollere hvordan du selv møter personen.
Vil du være tydelig?
Rolig?
Respektfull?
Direkte?
Nysgjerrig?
Velg noen få ord som beskriver hvordan du ønsker å opptre.
Da har du noe å styre etter når samtalen blir krevende.
4. Forbered spørsmål, ikke bare argumenter
Mange går inn i vanskelige samtaler for å overbevise.
Prøv heller å være nysgjerrig.
Gode spørsmål kan være:
«Hvordan opplever du situasjonen?»
«Hva tenker du er årsaken?»
«Er det noe jeg ikke har forstått?»
«Hva mener du vi bør gjøre videre?»
En vanskelig samtale trenger ikke være en konkurranse om hvem som har rett.
Noen ganger er målet å forstå hverandre godt nok til å finne ut hva som må skje videre.
5. Ikke prøv å planlegge hele samtalen
Du kan forberede starten. Du kan vite hva som er viktig for deg. Men du kan ikke skrive dialogen på forhånd.
Hvis du prøver å forutse hvert eneste svar, kan du ende med å lytte mindre når samtalen faktisk begynner.
Forbered deg godt.
Så gi slipp på manus.
Hva sier du når samtalen starter?
En god åpning trenger ikke være komplisert.
Du kan for eksempel si:
«Det er noe jeg gjerne vil snakke med deg om. Jeg synes det er litt vanskelig å ta opp, men jeg tror det er viktig at vi gjør det.»
Eller:
«Jeg ønsker å ta opp noe jeg tror vi har godt av å snakke om. Målet mitt er ikke å kritisere deg, men å finne ut hvordan vi kan løse dette på en god måte.»
Du trenger ikke late som om samtalen er enkel hvis den ikke er det.
Det kan faktisk være en styrke å være ærlig på at noe er vanskelig.
Hva gjør du hvis den andre blir sint?
Først: Ikke bestem deg for at du må fikse følelsen deres.
Lytt.
Still spørsmål.
Snakk roligere enn du kanskje har lyst til.
Du kan også si:
«Jeg hører at du blir irritert. Jeg ønsker fortsatt å forstå hvordan du ser på dette.»
Det betyr ikke at du er enig. Det betyr at du prøver å holde samtalen åpen.
Hvis samtalen blir så opphetet at ingen lenger lytter, kan det være bedre å ta en pause og fortsette senere.
Den viktigste forberedelsen skjer før du går inn døren
Vanskelige samtaler handler ikke bare om ordene du bruker.
De handler også om hva du forteller deg selv før samtalen.
Hvis du går inn med tanken:
«Dette kommer til å bli helt forferdelig»
vil du sannsynligvis møte samtalen annerledes enn hvis du tenker:
«Dette kan bli ubehagelig, men jeg kan stå i det.»
Forskjellen er ikke at du prøver å tenke positivt.
Det handler om å møte situasjonen mer realistisk.
Et spørsmål jeg ofte ville stilt meg selv
Før en vanskelig samtale kan du spørre:
«Hva ønsker jeg at jeg skal være stolt av etter denne samtalen?»
Ikke bare: Fikk jeg viljen min?
Ikke bare: Var den andre enig?
Men:
Var jeg tydelig?
Var jeg respektfull?
Sa jeg det som faktisk måtte sies?
Lyttet jeg?
Sto jeg for det som var viktig for meg?
Det gir deg et mål du faktisk kan påvirke.
Vanskelige samtaler blir ikke alltid gode
Dette er viktig.
En god samtale betyr ikke nødvendigvis at begge går ut fornøyde.
Noen ganger må du sette en grense.
Noen ganger må du gi en vanskelig tilbakemelding.
Noen ganger er dere fortsatt uenige når samtalen er over.
Det betyr ikke automatisk at samtalen mislyktes.
Målet kan være å være tydelig og respektfull, selv når dere ikke kommer frem til samme konklusjon.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan forbereder jeg meg til en vanskelig samtale?
Skriv ned hva som har skjedd, hva du ønsker å få frem, og hva du håper samtalen skal føre til. Skill mellom fakta og egne tolkninger, og bestem hvordan du ønsker å opptre.
Hva bør jeg ikke gjøre før en vanskelig samtale?
Unngå å planlegge alle mulige svar og reaksjoner. Det kan føre til mer overtenking og gjøre det vanskeligere å være til stede når samtalen faktisk skjer.
Hvordan kan jeg være tydelig uten å virke aggressiv?
Snakk konkret om situasjonen, bruk jeg-budskap når det passer, og vær tydelig på hva du ønsker fremover. Samtidig bør du gi den andre mulighet til å forklare sin opplevelse.
Hva hvis jeg er redd for konflikt?
Du trenger ikke like konflikt for å tåle en vanskelig samtale. Start med å definere hva som er viktig for deg, og fokuser på det du selv kan påvirke.
Bør jeg skrive et manus?
Et kort notat med hovedpunkter kan være nyttig. Et detaljert manus er sjelden nødvendig. Målet er å være forberedt, ikke å lese opp en ferdig dialog.
Til slutt
Noen samtaler gruer vi oss til fordi de faktisk betyr noe.
Det er helt greit.
Du trenger ikke gå inn i dem uten nerver. Du trenger heller ikke finne de perfekte ordene.
Vær tydelig på hva som er viktig.
Vær nysgjerrig på den andre.
Lytt.
Og prøv å være den personen du selv ønsker å være når samtalen blir litt vanskelig.
Det er kanskje den beste forberedelsen av alle.
Hvis du ønsker å jobbe mer systematisk med kommunikasjon, stress eller mental trening, kan du også lese mer om hvordan jeg jobber på https://www.petterfjellheim.no/.
Kort svar
Forbered en vanskelig samtale ved å være tydelig på hva som må sies, hva du ønsker å oppnå og hvordan du selv vil opptre. Du kan ikke kontrollere den andres reaksjon, men du kan kontrollere hvordan du møter samtalen.
Les også
Mentaltrening og coaching i Drammen og Oslo
Jeg tilbyr mentaltrening og coaching for mennesker som ønsker bedre fokus, mindre stress og varig endring. Jeg har kontor i Drammen og Oslo, og tilbyr også digitale samtaler for kunder andre steder i Norge.
Vil du jobbe mer systematisk med fokus, stress eller personlig utvikling? Les mer om 1:1 coaching hos Petter Fjellheim.
Kommentarer